Purchase Order atau disebut juga dengan pesanan pembelian adalah dokumen yang dibuat untuk menunjukkan barang yang ingin dibeli.
Standard Purchase Order :
- PO masuk bisa melalui
- WA/Chat
- Tlp/Lisan
- Setiap PO yang masuk wajib di check oleh Team Sales.
- Deskripsi PO harus sama dengan deskripsi DO, Invoice, faktur dan actual produk yang dikirim.
- Jika data yang ada di PO tidak sama dengan rencana actual produk yang dikirim, maka Team Sales wajib:
- minta PO revisi ke Customer, atau
- PO direvisi oleh Team Sales kemudian di paraf oleh Customer.
- Setiap Customer baru wajib mengisi form new Customer.
- Form New Customer ada 2 jenis :
- Form new Customer TBD / COD
- Form new Customer TOP
Koordinasi PO :
- Setiap PO TBD/ COD/TOP yang masuk melalui Email, wajib dicek oleh Team Sales kemudian segera di forward ke :
- dengan template sebagai berikut :
Dear …., (…. diisi nama CS )
Tolong proses PO berikut ini, please see attach.
Berikut ini detailnya :
- Kode Produk,SKU / (Ready/Indent) : contoh Kode Peoduk, SKU (SD 06-0312-19 / Ready (Wajib diisi)
- Harga : Sama dengan PO
- Deskripsi produk : Sama dengan PO
- Satuan : Sama dengan PO (wajib ikuti satuan diaccu)
- Packing list : Ya / Tidak
- Alamat kirim : Sama dengan PO
- Term Of Payment (TOP) : COD/NET 7/NET 14/NET 30/NET 45/NET 60
- Setiap PO TBD/ COD/TOP yang masuk melalui Email, namun item yang diinput banyak maka PO di forward dengan template sbb :
Dear …., (…. diisi nama CS )
Tolong proses PO berikut ini, please see attach.
Berikut ini detailnya :
- Kode Produk,SKU / (Ready/Indent) : Sesuai Lampiran (Wajib diisi & Highligh Hijau)
- Harga : Sama dengan PO
- Deskripsi produk : Sama dengan PO
- Satuan : Sesuai Lampiran (wajib diisi & Highlight Hijau)
- Packing list : Ya / Tidak
- Alamat kirim : Sama dengan PO
- Term Of Payment (TOP) : COD/NET 7/NET 14/NET 30/NET 45/NET 60 (wajib diisi & Highlight Hijau)
- Lampiran berbentuk excel dengan dilengkapi data lengkap yaitu Kode SKU, Satuan, Qty, keterangan stock barang (ready/indent)
- Berikan highlight hijau pada bagian yang ada perbedaan antara PO dengan Database product. Pada bagian yang tidak ada perbedaan antara PO dengan Database product maka tidak di highlight hijau.
- Jadi pemberian highlight hijau digunakan untuk :
- Kode Produk,SKU / (Ready/Indent)
- Satuan
- Term Of Payment (TOP)
- Ada perbedaan antara PO dengan Database product
untuk lebih detailnya silahkan klik gambar contoh berikut :
- Jika di PO ada 2 Item dan salah satu item ready stock sedangkan 1 item lainnya indent, maka sales wajib request 2 Proforma invoice . Proforma Invoice full payment untuk item ready dan Porforma invoice DP 50% untuk item indent.
- Team admin wajib memberikan feedback dengan cara “Reply All” PO yang sudah diinput dengan format :
Dear…..(Di isi nama Sales)
Terimakasih PO sudah diterima & diinput
- Jika team admin sudah mengirimkan email dengan template di atas maka team sales wajib reply ke customer dengan template sebagai berikut :
- Setiap PO TBD/ COD yang masuk by email, wajib di reply dengan format :
Dear Bp/Ibu … ,
Terima kasih atas POnya, segera kami proses. Untuk selanjutnya Team Finance kami akan kirimkan Performa Invoicenya.
Dear Finance
Mohon buatkan Proforma Invoice PO terlampir (Lampirkan Attachment).
Payment : (Wajib diisi) Full Payment/DP 50%/Pelunasan
Ekspedisi : (Wajib diisi) Nama Expedisi, Keterangan Bayar Tujuan /Bayar Sakha
Demikian informasi dari kami, terima kasih atas kerjasamanya
-
- Setiap PO TOP yang masuk by email, wajib di reply dengan format :
Dear….
Terima kasih atas PO nya, segera kami proses.
Demikian informasi dari kami, terima kasih atas kerjasamanya.
-
- Setiap PO TBD/ COD yang masuk by WA, wajib di reply dengan format :
Dear Bp/Ibu … ,
Terima kasih atas POnya, segera kami proses. Untuk selanjutnya Team Finance kami akan kirimkan Performa Invoicenya by email
- Setiap PO TBD/ COD yang masuk by WA, wajib request proforma invoice by email ke finance dengan format :
Dear Finance
Mohon buatkan Proforma Invoice PO terlampir (Lampirkan Attachment).
Payment : (Wajib diisi) Full Payment/DP 50%/Pelunasan
Ekspedisi : (Wajib diisi) Nama Expedisi, Keterangan Bayar Tujuan /Bayar Sakha
PIC : (Wajib diisi)
Email : (Wajib diisi)
Demikian informasi dari kami, terima kasih atas kerjasamanya
Alur Input PO :
- Team admin menginput PO sesuai dengan template yang diberikan oleh Team Sales, Template PO lebih kuat dari PO.
- Team admin wajib melakukan kroscek PO dengan Template, apabila terdapat perbedaan maka salin template ke hardcopy PO dengan cara mencoret hardcopy PO tersebut.
- Team admin menginput alamat ship to sesuai dengan form new Customer bagian “ penulisan alamat pada surat jalan“.
- Jika Ship to dan alamat pengiriman barang berbeda maka team admin wajib menginput alamat pengiriman barang pada kolom description.
- Khusus Supplier Bill to dan Ship to pada database menyesuaikan form new customer (tidak bisa diganti)
- Penggantian alamat ship to pada database hanya bisa untuk end user baik cash maupun tempo
- Team admin wajib melakukan kroscek PO hardcopy dengan input di system accurate dengan cara mencoret hardcopy PO untuk memastikan kebenarannya.
- Team admin menulis nama sales yang memforward PO disebelah kanan atas di samping nomor SO.
- Team admin wajib memberikan feedback dengan cara “Reply All” PO yang sudah diinput dengan format :
Dear…..
Terimakasih PO sudah diterima & diinput
Approval Revisi PO :
- Jika terjadi temuan data PO bermasalah dan belum ada feedback dari admin maka tidak perlu melakukan approval ke atasan, namun sales wajib email revisi template dan segera komunikasi dengan admin.
- Jika terjadi temuan data bermasalah setelah ada feedback dari admin, maka pic yang menemukan data tersebut wajib konfirmasi by email ke team pencetus problem dan team lain yang berkaitan.
- Team pencetus problem wajib mereply email perbaikan pada team terkait, setiap perbaikan wajib terdokumentasi by email.
- Jika diperlukan revisi atau penghapusan data, maka team pencetus problem meminta approval ke atasan untuk proses revisi atau penghapusan data.
- Jika sudah ada approval, maka team yang berkaitan dapat merevisi atau menghapus data bermasalah.
- Jika belum ada approval, maka team yang berkaitan tidak dapat merevisi atau menghapus data bermasalah.
- Apabila Team Sales meneruskan PO tidak sesuai standar (email dan template) atau data kurang jelas maka, team admin tidak akan memproses PO tersebut dan team admin akan mereply email untuk minta perbaikan dengan menambahkan tanda # didepan subject.
- Apabila Customer cancel PO maka Team Sales wajib menginformasikan via email ke atasan untuk meminta approval (di cc Team Finance, purchasing, admin) dengan template sebagai berikut :
Dear Bapak / Ibu…
Sesuai informasi dari PT/CV…….
Untuk no PO …….di cancel karena …….
Mohon aprovalnya untuk proses cancel PO tersebut.
- Apabila Customer Close PO (karena tidak berkenan barang dikirim partial) maka Team Sales wajib menginformasikan via email ke atasan untuk meminta approval close PO (di cc Team Finance, admin) dengan template sebagai berikut :
Dear Bapak / Ibu…
Sesuai informasi dari PT/CV…….
Untuk no PO …….sisanya akan di close karena …….
Mohon aprovalnya untuk proses close PO tersebut.
- Apabila Customer ada revisi PO dan team Finance sudah membuat/mengirimkan PI ke customer maka Team Sales wajib menginformasikan via email ke atasan untuk meminta approval revisi PO (di cc Team Finance, admin) dengan template sebagai berikut :
Dear Bapak / Ibu…
Sesuai informasi dari PT/CV…….
Untuk no PO ……. akan di revisi karena …….
Mohon aprovalnya untuk proses revisi PO tersebut.
- Apabila sudah ada approval sales wajib reply email ke admin untuk segera merevisi (close,revisi po in di system)
Alur Proses PO :
- PO yang ready stock akan segera dikirim menyesuaikan dengan alur delivery.
- PO yang tidak ready stock akan dikirim menyesuaikan jadwal belanja.
- PO yang indent akan dikirim menyesuaikan kedatangan barang.
- Team Sales wajib monitor PO Customer yang belum dikirim (Pending Delivery).
- Team Sales wajib monitor kondisi stock.
- Apabila ada kebutuhan barang jumlah qty melebihi jumlah stock yang ada di gudang team sales wajib koordinasi ke team support.
