Proforma Invoice

Fungsi Proforma Invoice :

• Sebagai dasar estimasi harga yang harus dibayar oleh pihak pembeli untuk melunasi tagihan pembayaran.
• Menjadi rujukan yang sah saat terjadi kesalahan dalam transaksi bisnis atau kegiatan jual-beli.
• Sebagai draft faktur yang dapat diperbaiki jika terdapat informasi yang keliru mengenai barang atau jasa yang dijual.

Dasar Pembuatan Invoice :

• Performa invoice digunakan untuk Customer TBD / COD.
• Dasar dalam pembuatan Proforma invoice yaitu :
  • Email dari Team Sales
  • Sales Order (PO) telah diinput di Accurate. Apabila PO belum diinput di Accurate maka tidak diperkenankan untuk membuat Proforma Invoice.
• Dalam request pembuatan proforma invoice, Team Sales wajib mencantumkan nama PIC dan alamat email Customer. Kecuali Proforma Invoice yang dikirim via WA.
• Apabila Team Sales request proforma invoice tidak sesuai standar (template) atau data kurang jelas maka, team finance tidak akan memproses Proforma invoice tersebut dan mereply email untuk minta perbaikan dengan menambahkan tanda # didepan subject.
• Dalam request pembuatan proforma invoice, Team Sales wajib menyertakan biaya ekspedisi dan jika ada perubahan, Team Sales wajib segera email kepada :
  • Team Finance : untuk menyesuaikan nama ekspedisi pada list payment.
  • Team support : untuk mengatur alur delivery.
• Revisi Proforma invoice dapat dilakukan apabila mendapat informasi perubahan dari Team Sales baik berupa penambahan atau pengurangan barang maupun ongkos kirim.
• Informasi perubahan dari Team Sales disampaikan melalui Email, selain itu maka revisi Proforma invoice tidak dapat diproses.

Standar Pembuatan :

• Untuk produk indent, Sakha akan mengeluarkan performa invoice sebesar min 50% dari total invoice (Harga jual + Ppn) dengan aturan sbb :
  • Team sales                      : email konfirmasi permintaan pembuatan performa invoice ke Team finance
  • Team finance                 : email performa invoice ke Customer sesuai data yang di informasikan sales dengan format template email sbb :

Dear Bapak / Ibu ……..

Berikut kami kirimkan Proforma invoice

Kami informasikan batas waktu Proforma invoice ini adalah sampai dengan tanggal (2 hari setelah tanggal pengiriman Email, dihitung dihari kerja tidak termasuk hari libur)

Untuk menghindari kesalahan komunikasi apabila telah melakukan pembayaran harap bukti transfer di Email ke:

to :

• • finance1@sakhadaya.com

• • finance3@sakha.co.id

CATATAN :

1. Dana masuk sebelum jam 3 p.m , PO diinput pada hari yang sama
2. Dana masuk setelah jam 3 p.m, PO diinput pada hari berikutnya
3. Delivery 2-3 hari setelah dana masuk (apabila barang ready stock)

• Apabila barang indent sdh masuk ke Gudang Principle, maka team finance menerbitkan performa invoice pelunasan dan mengirimkan by email dengan format template email sbb :

Dear Bapak / Ibu ……..

Berikut kami kirimkan Proforma invoice Pelunasan

Kami informasikan batas waktu Proforma invoice ini adalah sampai dengan tanggal  (2 hari setelah tanggal pengiriman Email, dihitung dihari kerja tidak termasuk hari libur)

Untuk menghindari kesalahan komunikasi apabila telah melakukan pembayaran harap bukti transfer di Email ke:

to :

• finance1@sakhadaya.com
• finance3@sakha.co.id

CATATAN :

1. Dana masuk  sebelum  jam 3 p.m , PO diinput pada hari yang sama
2. Dana masuk setelah jam 3 p.m, PO diinput pada hari berikutnya
3. Delivery 2-3 hari setelah dana masuk (apabila barang ready stock)

• Untuk produk ready stock, Sakha akan mengeluarkan performa invoice sesuai nilai invoice (Harga jual + Ppn).
• Customer dianggap sudah melakukan payment jika dana sudah masuk ke rekening Sakha.
• Jika point di atas sudah terpenuhi maka team support Sakha sudah dapat memproses PO tersebut.
• Jika point di atas belum terpenuhi maka team support Sakha tidak dapat memproses PO tersebut.
• Setelah proforma invoice selesai di buat dan tidak ada lagi permintaan proforma invoice maka team finance melakukan konfirmasi melalui WAG info payment ke team sales, untuk menginformasikan bahwa proforma invoice sudah di buat dan dikirim semua.
• Berikut template konfirmasi melalui whatsapp beserta lampiran list proforma invoice:

Dear all sales,

Berikut daftar proforma invoice hari ini yang sudah di kirim

Mohon bantu cek dan konfirmasinya jika ada yang belum di kirim atau belum sesuai.

Terimakasih.

• Tim Sales wajib merespon konfirmasi dari tim finance dengan respon :
  • OK Sesuai : Apabila semua request sudah ada list dan sesuai
  • Tidak Sesuai : Apabila ada request yang belum dibuat atau ada yang tidak sesuai dengan menyebutkan ketidaksesuaiannya.

Follow Up Proforma Invoice :

• Jika performa invoice sudah lewat jatuh tempo akan tetapi belum ada payment maka akan di follow up oleh :
  • Finance, maksimal 2x menggunakan email dengan template sebagai berikut :
    • Penagihan pertama dilakukan H+1 setelah batas waktu proforma invoice.

Dengan template

Dear Bapak / Ibu ….

Mohon informasinya apakah sudah ada payment untuk Proforma invoice terlampir.

Mohon konfirmasinya.

• • • Penagihan kedua dilakukan H+1 setelah batas waktu proforma invoice.

Dengan template :

Reminder….

• • Sales, Jika Finance mengalami kesulitan menghubungi Customer.
• Finance akan melakukan pengiriman List Proforma Invoice yang belum terbayar kepada tim sales setiap hari jumat pagi via email untuk menginformasikan pending proforma invoice yang belum terbayar.
• Jika Customer membalas email dengan informasi cancel PO maka, Finance akan meneruskan informasi tersebut ke sales yang bersangkutan.
• Sales yang bersangkutan akan konfirmasi ke Customer perihal cancel PO tersebut.